Lederguide

Onsdag til lørdag under festivalen mødes alle ledere hver morgen kl. 9.00 til en kort, fælles opsamling. Om søndagen er det kl. 10. Her informeres om aktuelle emner, mulige udfordringer eller situationer, alle skal kende til.

Der er mødepligt. Er du forhindret i at deltage, er det vigtigt, at du selv sørger for at få informationen fra en kollega.

Tak af hjertet for den energi og det engagement, du og alle de andre frivillige ledere lægger i Tønder Festival. Uden jer var det umuligt at stable en festival på benene, som gæster og artister fra hele verden år efter år roser til skyerne – og som tusindvis af frivillige medarbejdere også elsker at være en del af.

Her er en hurtig oversigt over de forskellige lederroller og ansvarsområder på Tønder Festival:

A-leder

Har det overordnede ansvar for en funktion, herunder arbejdsfordeling, vagtplaner, onboarding af nye frivillige, informationsdeling og sikkerhed.

B-leder

A-lederens højre hånd og stedfortræder. Der kan være flere B-ledere tilknyttet en A-leder afhængig af funktionen.

S-leder

Scene-ansvarlig. Har ansvaret for sikkerheden på de enkelte scener/i telte.

Ø-leder

Har ansvaret for funktionens økonomi.

Det er vigtigt, at alle frivillige får en god introduktion til det job, de skal udføre. Selv dem, der har været med mange år, kan have godt af at få genopfrisket rutinerne – og om ikke andet er det en fordel, at alle har hørt det samme og ved, hvad der forventes som team. Det skal være sjovt at være frivillig, men det er også et arbejde, og jo bedre en festival, vi laver, jo flere penge kan vi støtte lokalsamfundet med.

Så start om muligt enhver vagt med at samle hele dit team og gennemgå dagen og opgaverne. Er du leder for et hold, der ikke nødvendigvis møder ind samtidig, fx under opbygning, så brug pauserne eller andre oplagte øjeblikke til lige at tjekke ind med de frivillige, om alle er med på opgaverne.

Alle kan blive syge eller af private årsager være nødt til at melde afbud til en vagt. Som leder er det din opgave at støtte den frivillige og forsøge at finde en løsning. Kan du ikke selv flytte rundt på frivillige i dit team, så puslespillet går op, skal du kontakte Pladskontoret, som kan hjælpe med at finde frivillige fra andre funktioner.

Udebliver en frivillig fra en vagt uden at melde afbud (eller uden gyldig grund) kan det resultere i udelukkelse fra at være frivillig fremover. Eventuelle tilfælde indberettes til Pladskontoret, som vurderer sagen.

Frivillige kommer for fællesskabets og musikkens skyld – og vi skal sammen sørge for, at vi har det sjovt, mens vi tjener penge. Så sørg for, at holdånden er på plads, og at de frivillige føler sig værdsat og set.

Fire huskeregler:

• Se dem – hils på alle og lyt, når de fortæller noget
• Klæd dem på – sørg for at alle ved, hvad de skal og hvordan
• Hjælp dem – vær tilgængelig ved spørgsmål
• Sig tak – anerkendelse er en lille ting med stor effekt

Husk, at du som leder er rollemodel, og at din adfærd smitter af på resten af holdet. Er du rolig, gør det de frivillige trygge. Hilser og smiler du og siger tak, gør andre det også. Akkurat som det stresser rummet, hvis du stresser.

Vi har i samarbejde med HR-teamet lavet en pep-plakat, som du kan hente inspiration i, og som også hænger ude i de enkelte telte og boder.

Krænkende adfærd er aldrig okay. Oplever du upassende adfærd – verbalt eller fysisk – fra frivillige eller publikum, skal du gribe ind. Hændelser skal altid indberettes til HR-teamet, hvor du også kan få hjælp, hvis du ikke selv ved, hvordan du skal håndtere en situation.

Hvad fungerer godt? Hvor kan vi blive bedre? Feedback på årets festival er vigtig, og kun ved at lytte og observere kan vi blive bedre. Sæt tid af til at evaluere med dit team – enten på pladsen eller i ugerne efter. Du får udleveret et online-skema med spørgsmål, du kan tage udgangspunkt i – men husk også at lade de frivillige tale frit, for det er ofte her guldkornene ligger.

Udover den fælles evaluering modtager alle frivillige og ledere efter festivalen også et individuelt spørgeskema for at sikre, at vi får så nuanceret og ærligt et billede som muligt. Al feedback bliver taget med i ledelsens evaluering af årets festival og så vidt muligt taget med i planlægningen af næste års festival.

Oplever I, at frivillige øffer lidt over, at de skal betale kontingent, er der en rigtig god forklaring. Tønder Festival drives af Tønder Festival Forening, som er en non-profit-organisation, og det er den forening, man som frivillig skal være medlem af og betale kontingent til. Det er helt den samme regel, som gælder for frivillige på Smukfest, Jelling Musikfestival, Vig Festival, Nibe Festival og alle andre danske non-profit-festivaler.

Baggrunden er skatteteknisk, men det vigtigste er, at frivillige ved at betale kontingent er med til at støtte almennyttige formål med særlig fokus på musik – og at de i øvrigt bliver en del af et helt unikt fællesskab (OG får partout-armbånd, frivillig-t-shirt, adgang til medarbejderbaren og til frivilligfesten).

I 2026 uddeler Tønder Festival Forening omkring 800.000 kroner til almennyttige og kulturelle formål. Brug plakaten til at fortælle dine frivillige, hvad indsatsen går til.

Zoom

Det er en tradition, at frivillige får en øl, en sodavand eller et glas vin, når de er færdige med deres vagt. Der kan vælges mellem alm. fadøl, alkoholfri øl, Coca-Cola, Coke Zero, Tuborg Squash, Ramlösa og et glas vin.

I skal som ledere selv bestille lukkeøl/vand og hente dem på depotet, hvis I ikke allerede har sortimentet i funktionen. Husk at registrere lukkeøl/vand i Bestil-appen.

Al varebestilling foregår via Bestil-appen. Det gør det nemmere for jer og for depotholdet – og det giver et meget bedre overblik for Økonomi.

Vær særligt opmærksom på tre ting:

• I kan selv hente varer på depotet under festivalen – bestil via Click og Collect i Bestil-appen og beregn ca. 1 time fra bestilling til afhentning.
• Bestil og åbn varer med omtanke – særligt den sidste aften. I skal have et passende sortiment, men tænk over, at brudt emballage ikke kan leveres retur til leverandører.
• Drikkevarer til opbygnings- og nedbrydningsholdet skal som noget nyt i år hentes på depotet.

Vi har i år fået nye kasseterminaler. Herunder er der links til korte instruktionsvideoer, hvis I har brug for hjælp.

Fejlmeldinger på kasseterminaler skal ske til Support-teamet på 22 11 61 91. Det er også her, du kan få svar på spørgsmål, hvis du er i tvivl om noget i forhold til terminalernes funktioner.

Alle fejlmeldinger skal ske til Pladskontoret, som sørger for, at henvendelser bliver ekspederet i forhold til vigtighed og logistisk fornuft. Du kan altså opleve, at fejlmeldinger ikke bliver håndteret i den rækkefølge, de er kommet ind, men at en elektriker fx løser flere opgaver i ét område for at spare tid. Til gengæld kan du regne med, at kritiske fejl altid har førsteprioritet.

Fejlmeldinger sker online via en app i vagttelefonen, ved at ringe til Pladskontoret eller ved at møde fysisk op.

Vær opmærksom på, at fejlmeldinger på kasseterminaler skal gå direkte til Support-teamet på 22 11 61 91.

I alle madboder hænger der skilte, der tydeligt fortæller, hvad god hygiejne er. Sørg for, at alle frivillige er bekendt med – og følger – anvisningerne.

Har I telefonlister med navne på medarbejdere på de enkelte funktioner, er det vigtigt, at I opbevarer dem forsvarligt i henhold til GDPR. Hæng/læg dem i et område med begrænset adgang, gerne i en skuffe eller kasse. Efter festivalen skal den fysiske liste destrueres.

Opfordr gerne dit hold til at give en hånd med ved nedpakningen om søndagen, når festivalen er slut. Også dem, som ikke har en vagt. Vi går alligevel bare og tæller ned til aftenens frivilligfest, og så kan man jo lige så godt bruge tiden fornuftigt.

Har du ikke selv noget, du skal bruge hjælp til, så bed dit team gå på pladskontoret, som har overblikket over, hvor der mangler hænder.

Har du udlæg i forbindelse med festivalen, skal du gemme kvitteringen. Påfør navn og bankoplysninger og aflever kvitteringen fysisk i Økonomi eller tag et billede af den og send til bogholderi@tf.dk. Så refunderer vi hurtigst muligt dine udgifter.

Glemte sager indleveres under festivalen i Informationen og herefter på Pladskontoret. Glemte sager opbevares indtil mandag den 31. august 2026, hvorefter værdigenstande afleveres til politiets hittegods. Ting uden den store værdi afleveres til genbrug eller smides væk.

Beredskabskontoret er festivalens sikkerhedsmæssige omdrejningspunkt og har døgnåbent under hele festivalen.

Ringer du selv 112, er det vigtigt at give både Beredskabskontoret og Pladskontoret besked, så de kan tage imod udrykningen.

Samarit-teltet ligger tæt på indgang Syd ved campingområdet. Der er erfarne læger og skadestuesygeplejersker til stede i hele pladsens åbningstid sammen med sundhedsberedskabet. Sundhedsberedskabet har døgnåbent.

Har du lyst til selv at kunne yde førstehjælp, tilbyder vi i måneden op til festivalen drop-in-førstehjælpskurser i Tønder på forskellige datoer.

I tilfælde af en krisesituation træder kriseledelsen sammen. Den består af:

Henriette Fyhn

sikkerhedsansvarlig

Kristina Lehmann Schjøtt

adm. direktør

Jacob Bartholin

kommerciel direktør (CCO)

René Terp

pladsansvarlig

Esben Lind

leder af pladskontoret

Hurtigst muligt herefter informeres I om, hvad der skal ske. Publikum informeres efter behov via storskærme på pladsen.

I tilfælde af en krisesituation er det kun Tønder Festivals direktør, Kristina Lehmann Schjøtt, som må udtale sig til pressen. Får du som leder spørgsmål fra pressen, skal du henvise til hende.

Der er udarbejdet en omfattende sikkerhedsplan for Tønder Festival. Som leder har du pligt til at sætte dig ind i sikkerhedsplanen og hæfte dig særligt ved områder relevant for din funktion.

Du skal til enhver tid vide, hvad der skal gøres, og hvem der skal kontaktes i tilfælde af ulykker og sikkerhedsmæssige uregelmæssigheder, for som leder er du de frivilliges første kontaktpunkt.

Der skal altid være en A- eller B-leder til stede, som kender festivalens sikkerhedsprocedurer og har det sikkerhedsmæssige ansvar på funktionen. Vagthavende leder bærer et rødt ’Leder/Security Manager’-skilt.

Er du i tvivl om noget forud for eller under festivalen, er du altid velkommen til at kontakte den sikkerhedsansvarlige eller beredskabskontoret.

Hent den gerne hjemmefra inden festivalen. Den er stor at hente på pladsen.

Udlevering af radioer og udskiftning af batterier sker på Beredskabskontoret. Vær opmærksom på, at alle, der bruger radio, skal sætte sig ind i reglerne for radiokommunikation inden festivalen.

Alle, der arbejder frivilligt for Tønder Festival og er registreret i CrewMatch, er automatisk forsikret, når de er på vagt. Er uheldet ude, skal skaden hurtigst muligt anmeldes til Pladskontoret og senest inden festivalens afslutning. Festivalen står for anmeldelsen til forsikringsselskab.

Skader, der sker uden for vagter, skal dækkes af egen forsikring.

En frivillig udfører ikke sin opgave tilfredsstillende+

Tag først en samtale med den frivillige og vær sikker på, at vedkommende har forstået opgaven. Forsøg alternativt at finde en anden opgave, den frivillige er mere komfortabel med. Vi er en rummelig festival, og der skal være plads til forskelligheder. Kontakt i sidste ende Pladskontoret, som evt. kan forsøge at flytte den frivillige til en anden funktion.

En frivillig modsætter sig flytning til en anden funktion+

Frivillige kan ikke nægte at blive flyttet til en anden funktion, så længe den nye opgave er inden for den frivilliges formåen. Oplys venligt, at konsekvensen kan være, at armbåndet bliver klippet. Kontakt Pladskontoret, hvis den frivillige fortsat nægter.

Du ønsker ikke en frivillig på holdet næste år+

Overvej først, om der er noget, du kan gøre for at ændre situationen. Bedre introduktion til opgaver, tydeligere feedback eller måske en ny rolle? Er det ikke tilfældet, så tag en samtale med den frivillige om grunden til, at du ikke ønsker vedkommende på holdet, så der er klare linjer.

Du har mistanke om beruset frivillig+

Overvej først konteksten. Er det en frivillig i en bar, som måske bare er lidt opstemt, så tag en snak med vedkommende (eller med vedkommendes leder). Er det derimod en frivillig fra security eller under opbygning en frivillig, som kører truck eller bil, skal du straks informere Pladskontoret.

Krænkende adfærd fra frivillig+

Overværer du krænkende adfærd – verbalt eller fysisk – fra en frivillig, skal du straks gribe ind. Kontakt herefter HR-teamet og informer om hændelsen og navne på de implicerede.

Voldelig eller krænkende adfærd fra festivalgæst over for frivillig+

Overværer du, at en festivalgæst har en krænkende adfærd over for en frivillig, skal du straks gribe ind. Er der tale om voldelig adfærd, så kontakt Beredskabskontoret for at få fat på en vagt. Kontakt herefter HR-teamet og informer om hændelsen og navne på de implicerede.

Kriminel adfærd fra en frivillig+

Observerer du udskænkning uden betaling, salg uden om kasseapparatet, varer der tages med hjem eller lignende ikke-okay adfærd, skal du kontakte Pladskontoret. Vær dog sikker på, hvad du ser, inden du agerer, så der ikke er tale om en misforståelse. Pladskontoret følger op med alt fra skærpede instrukser til politianmeldelse. Ved mistillid kan den frivillige blive blacklistet fra festivalen.

Konflikt med lederkollega+

Forsøg altid at ordne uenigheden under fire øjne – ved at lytte og prøve at forstå den andens perspektiver. Kontakt altid gerne HR-teamet for at få sparring forud for snakken. Kan I ikke selv løse konflikten, tager HR-teamet over.